「ビジネス英語の電話対応は緊張してどうしても苦手だ」
「焦って何を話せばいいかわからなくなってしまう」
海外との取り引きのある会社に勤めている方で、こんな悩みを持って日々仕事をしている人も多いのではないでしょうか。
でも、安心してください。実は、ビジネス英語の電話対応に一番大切なことは「英会話力」でも「リスニング力」でもありません。海外経験や留学経験が無くても、英語の電話にしっかりと対応するためのコツ。それは「万全の準備」です。
会社にいるときに日本語で電話する場合も、何をどう話すかは大体テンプレートで決まっていますよね。
※例 電話を取る→名乗る→要件を聞く→担当者につなぐなど
ビジネス英語での電話も全く一緒。決まったパターンを練習すれば問題ありません。
この記事では、約20年間多数の英会話教材を制作してきたメディアビーコン編集部が、ビジネス英語での電話対応に必須の基本フレーズを紹介していきます。英語ができる人が社内にいない場合、この記事を読んであなたがビジネス英語の電話に落ち着いて対応すれば、社内評価も大きく上がるでしょう。
それではさっそくビジネス英語の大前提から見ていきます！
Contents
1. 【本題の前に】ビジネス英語の基本
「英語に敬語はない」なんて聞いたことはありませんか。しかし、これは誤解です。確かに日本語の敬語に対応するような英語があるわけではありませんが、英語にも日本語と同じように丁寧な言葉遣いは存在します。ビジネス英語を使って電話するにはこの考え方がとても重要です。
例えばI want to～はI would like to～と表現する方が丁寧な響きになります。他にも、日本語のクッション言葉（例 恐れ入りますが、お手数ですが…等）にあたる表現が英語にもあります。具体的には、I’m afraid that ～「申し訳ありませんが～」などがクッション言葉の一例にあたります。
日常で使うフランクな英語をビジネスの場面で使ってしまっていませんか？ 丁寧な英語表現を覚えて、ビジネス英語での電話対応における適切な言葉遣いを覚えていきましょう。
それではさっそく電話を受ける時のフレーズを見ていきましょう。
2. 受けるときの基本フレーズ
まずは、電話の取り方から紹介していきます。ビジネス英語の電話に必須のフレーズばかりです。声に出して言ってみるなどして、練習してみましょう。
挨拶＆要件を伺う
X社の田中です。ご用件は何でしょうか。
Hello. This is X company. May I help you?
はい。X会社でございます、ご用件は何でしょうか。
まずは電話を取り、挨拶をしましょう。社名を名乗り、次に相手の要件が理解できたらそれに合わせた対応をします。
自分が対応する場合
私ですが。
This is she.
私ですが。
Speaking.
私ですが。
※男性の場合はhe、女性の場合はsheを使います
担当者につなぐことを伝える
担当者に電話をおつなぎします。
I’ll transfer your call to someone who knows the matter well.
担当者に電話をおつなぎします。
I’ll put you through to him.
彼に電話をおつなぎします。
保留にする
少々お待ちください。
Would you please hold the line for a moment?
少々お待ちください。
One moment, please.
少々お待ちください。
※電話の保留の仕方や転送の仕方は、しっかり事前に確認しておきましょう。
※holdは「～の状態で保っておく」という意味なので、ここでは「電話をつないだままにしておく」という意味になります。
担当者が不在の場合
申し訳ありませんが、彼女は今電話に出られません。
He has already left for the day.
彼はすでに本日の業務を終了しました。
I’m afraid Mr. Brown is out of the office right now.
申し訳ありませんが、ブラウンはただいま外出しております。
She is away on a business trip right now.
彼女はただいま出張で不在にしております。
※I’m afraid that ~は「残念ながら、あいにく～です」という意味です。相手の要望に応えられない時に重宝します。
戻り時間を伝える
彼は3時ごろに戻ってくる予定です。
I think she will be back in an hour.
彼女は1時間後には戻ってくると思います。
伝言をもらう場合
伝言を承りましょうか。
Please leave a message if you like.
よろしければ、伝言をお受けしましょうか。
※if you likeは「もしよろしければ～」と言う意味で、相手に提案するときに使う気遣いの言葉です。
※伝言をもらう際には相手の要件をメモに書き留めるようにしましょう。その際、英語の略語を知っていると非常にスムーズにメモを取ることができるので、一度調べてみることをおすすめします。
折り返しを提案する場合
彼にあなたから電話があったことを伝えます。
I’ll have her call you back.
彼女にあなたの電話をかけ直すように伝えます。
Should he return your call?
彼に折り返しお電話させましょうか？
Allow me to confirm and I’ll get back to you as soon as possible.
確認させていただいてから、至急折り返しご連絡いたします。
相手の情報を再確認する
お電話番号頂戴できますか。
May I have your name again?
もう一度、お名前頂戴できますか。
May I have the name of your company?
御社名頂戴できますか。
How do you spell that?
スペルを教えてください。
電話を切る
お電話ありがとうございました。それでは失礼します。
It was great to talk to you. Have a nice day.
お話しできてよかったです。良い一日を。
3. かけるときの基本フレーズ
「電話をかけるときの表現」は、「電話を受けるときの基本表現」で紹介したフレーズと対になるフレーズになります。受けるときと掛けるときの2つを対応させながら見ていくとよいでしょう。
挨拶
こんにちは。Y社の吉田です。
This is Kobayashi from Y company.
Y社の小林です。
担当者に取り次いでもらう
デイビスさんをお願いしたいのですが。
May I speak to Mr. Johnson at extension 123?
内線番号123のジョーンズさんをお願いします。
I’d like you to transfer me to the Human Resources Department.
人事部につないで頂きたいのですが。
Is there anyone in charge of Public Relations?
広報部の方はいらっしゃいますか。
※I’d like toはI would like to を短縮させたもので、I want to ～. 「～したいんだけど」を丁寧に「～してもよろしいでしょうか」と言い換えた形です。
要件を伝える
次回の営業会議について再確認したいのですが。
I would like to meet with you to discuss the next advertising campaign.
次回の広告キャンペーンについて話し合うためにお会いしたいのですが。
アポイントメントを取る
いつご都合がよろしいでしょうか。
How about 4 o’clock on the 16th?
16日の4時はいかがでしょうか。
Then I’ll visit you at 4 o’clock on the 16th.
それでは、16日の4時に伺わせていただきます。
担当者が不在の場合に伝言を残す
伝言をお願いできますか。
具体的な伝言をする
彼女に～と伝えてください。
I’d like you to tell her ～.
彼女に～と伝えてくださいませんか。
簡単な伝言を残す
彼女に私から電話があったとお伝えください。
Please tell him that I’ll call him again later.
彼にまた電話するとお伝え願えますか。
Could you tell him to check his e-mail?
メールをチェックするようにお伝え願えますか。
Could you tell her to call me on my cellphone?
私の携帯電話にお電話くださいと彼女にお伝え願えますか。
電話を切る
お電話ありがとうございました。それでは失礼します。
It was great to talk to you. Have a nice day.
お話しできてよかったです。良い一日を。
4. 留守番電話の基本フレーズ
留守番電話の場合は、電話をする前にあらかじめ留守電になることを想定して、伝えたいことを書いたメモを作っておきましょう。仮に電話が繋がったとしても、通常の通話でも活用できるので、メモを作ってから電話をかけると安心ですね。
挨拶＆名前を言う
もしもし、Z社の佐藤です。
This is Ito from Z company calling for Ms. Wilson.
Z社の伊藤です。ウィルソンさんにお電話しています。
要件を述べる
製品イメージ向上のための広告戦略の件でお電話しました。
I would like to schedule a meeting next month.
来月の会議の予定を立てたくお電話いたしました。
I have a few questions about your products.
あなたの製品についていくつかお伺いしたく、お電話いたしました。
折り返しを依頼する
折り返しお電話いただけますでしょうか。私の電話番号は…です。ありがとうございます。
5. トラブルに対応するための基本フレーズ
「相手の声が聞こえない！」「間違い電話だ！」そんなトラブルに対応するためのフレーズです。
よく聞こえないとき
Could you speak a little louder?
もう少し大きな声でお願いできますか。
Could you speak more slowly?
もう少しゆっくりでお願いできますか。
Could you say that again?
もう一度お願いできますか。
It seems like the reception is bad.
電波が悪いようですね。
It seems like we have a bad connection.
電波が悪いようですね。
Can you hear me?
聞こえますか。
I’m sorry, but I can’t hear you.
すみません。聞こえません。
時間がないとき
すみません。すぐにオフィスを出なければいけないんです。
I’m afraid I have to attend a meeting in five minutes.
すみません。5分後に会議に出なければいけません。
間違い電話への対応
すみませんが、おかけ間違いかと思います。
I think you have reached the wrong number.
おかけ間違えではないでしょうか。
What number are you calling?
何番におかけしましたか。
6. 【最終手段】英語ができる人に代わってもらう
最後に、どうしても英語が聞き取れないときは、無理せずに英語ができる人に代わってもらいましょう。その際、失礼の無いように、以下のフレーズを覚えていると便利です。
英語が話せる者にお繋ぎいたします。
I’ll get an English speaker.
英語が話せる者に代わります。
7. 【おまけ】ビジネス英語接客編：予約の電話がかかってきたら
最後におまけとして、外国人のお客さんからレストランやホテルなどに、英語で予約の電話がかかってきたときに使える英語表現を紹介していきます。最近はインターネット上のサイトから予約をすることも多いですが、訪日外国人が増えている昨今、準備しておいて損はないでしょう。
基本的な電話の受け方は上で述べた「受ける時の基本フレーズ」と変わりませんが、相手のお客さんは日本のお店に予約の電話をかけるときに、英語が通じるか不安な状態で電話をかけているはずです。まずは的確ではっきりとした受け答えで、英語で予約を受け付けることができることをアピールしましょう。
基本的な流れは日本語で予約を受けるときと変わりません。
①電話を取る＆挨拶
②予約内容の確認
③相手の情報の確認
④挨拶＆電話を切る
それではさっそく見ていきましょう。
①電話を取る＆挨拶
お電話ありがとうございます。ABCレストランです。ご用件は何でしょうか。
②予約内容の確認
時間の確認
ご予約希望の日時をお教えください。
人数の確認
何名様でしょうか。
予約可能な場合
お席をお取りいたします。
予約不可な場合
申し訳ありません、その日は満席です。
※availableは「使える、利用可能」という意味です。人間を主語に取ってI’m available tomorrow.とすれば「明日は予定が空いている、暇だ」という意味になります。
③相手の情報の確認
名前の確認
お名前を伺ってもよろしいでしょうか。
電話番号の確認
お電話番号を伺ってもよろしいでしょうか。
復唱する
明日の午後7時に2名様でご予約を承りました。
④挨拶＆電話を切る
お会いできることを楽しみにしております。
Thank you for your reservation. Have a nice day.
ご予約ありがとうございました。良い一日を。
8. 【まとめ】ビジネス英語での電話対応は、繰り返しの練習でしっかり準備
いかがでしたか？ ビジネス英語での電話対応に必要なことは、結局は「準備と慣れ」です。会話に自信がある人でも、しっかり準備をして、焦らず落ち着いて話せるようにしておくことが重要です。
この記事で紹介したフレーズの中で、自分でも使えそうだと思うものは、メモに書いて自分のデスクに貼っておくなど、いざという時のために準備しておきましょう。
