【これだけでOK！】英語のビジネスメールで使える基本フレーズ20選

英語でビジネスメールを送らなければならないとき、「これってどう英語で伝えればいいの？」「相手に失礼になっていない？」と不安に思うことはありませんか？？ビジネスメールで使う英語と聞くと難しいイメージがあるかもしれませんが、実は意外と簡単な英語で失礼なく伝えられます。

 

この記事を最後まで読んでいただければ、仕事がスムーズに運ぶこと間違いなし！これだけ覚えていれば失敗しない、英語のビジネスメールで使える基本フレーズ20選をご紹介します。各フレーズのニュアンスや応用の仕方なども、一緒に押さえておきましょう！

 

 

 

1.英語のビジネスメールで感謝を伝える！基本フレーズ５選

 

ビジネスに限らず日常生活においても、感謝を伝えることは良い人間関係を築くために非常に大事です。ただ、英語のビジネスメールで感謝を伝えるとき、Thank you.ばかり使ってしまっていませんか？もちろんそれでも感謝の気持ちは伝わりますが、毎回Thank you.だけでは気持ちをしっかりと相手に伝えるには少し物足りない気もしますよね。

 

ここでは、英語のビジネスメールで相手に感謝を伝えるときに使える基本フレーズを５つ取り上げます。これらの基本フレーズさえ覚えておけば、英語のビジネスメールを書く際にはもう困りません。また、ここでご紹介する基本フレーズをさらに、少し変えたりして応用することで、感謝の気持ちをより強く相手に伝えることもできますよ。

 

 

1. Thank you for your cooperation.「ご協力ありがとうございます」

Thank youは感謝を伝えるときの定番表現ですが、Thank you for 〜.とすると、何に関して感謝しているのかを具体的に示すことができるので、より丁寧なニュアンスになりますね。

ここでは、your cooperation「あなたの協力」という名詞句を使っていますが、forの後ろにはing形（動名詞）を続けることもできます。

 

（例）Thank you for checking the file.

　　「ファイルをご確認いただきありがとうございます」

 

2. I really appreciate it.「大変感謝いたします」

appreciateを使うとフォーマルなニュアンスになるため、英語のビジネスメールにおいてこの表現はとてもよく使われます。また、reallyを足していることで、さらに感謝の気持ちを強めています。

 

 

3. I’m grateful for your help.「お手伝いいただきありがとうございます」

I am grateful forのあとに感謝する内容を続けます。このgratefulを使った表現はappreciateを使った表現と同様、非常に丁寧なニュアンスを含んでいます。また、この表現は文語的なので、メールのような文面では特に好んで使われますよ。

 

4. Thank you again for your help.「あなたのご協力に重ねて感謝申し上げます」

一度感謝の気持ちは伝えているけどもう一度伝えておきたい、そんなときに使える一言です。感謝の言葉を繰り返したいとき、againを用いることでより自然に感謝を伝えることができます。感謝をする内容のビジネスメールの最後に付け足して、改めて感謝を伝えるといいですね。

 

 

5. I can’t thank you enough.「感謝しきれません」

こちらもかなり丁寧な表現です。can’t thank youなので一見感謝しているように思えないかもしれませんが、「十分に感謝することができない」と言うことで、「感謝してもしきれない」というような強い気持ちを相手に伝えることができます。

 

 

 

2.英語のビジネスメールで謝罪をする！基本フレーズ５選

 

ビジネスシーンで、相手に迷惑をかけたり怒らせてしまったりしたとき、心から申し訳なく思う気持ちをしっかりと相手に伝えたい。そんなとき、言葉のチョイスで相手をさらに不快な気分にさせるようなことは避けたいですよね。

 

ここでは、英語のビジネスメールで使える丁寧な謝罪の基本フレーズを５つご紹介します。何か仕事でミスをしてしまったとしても、これらの基本フレーズを使って謝罪の気持ちを伝えることで、きっと相手との良い関係を維持することができるはずです。

 

 

1. I am so sorry for the inconvenience.「ご不便をおかけして誠に申し訳ございません」

謝るときによく使われるのがsorryですよね。sorryはフォーマルな場面でも使うことができるので、ビジネスメールで使っても問題ありません。so sorryのようにすると、より丁寧になることも覚えておきましょう。forのあとには名詞句以外に、動詞のing形（動名詞）を続けることもできます。

 

（例） I am so sorry for being late.

　　「遅れてしまい大変申し訳ございません」

 

2. I apologize for my mistake.「間違いをおわびいたします」

こちらは、ビジネスメールで謝罪を伝えるときの定番の英語フレーズです。apologizeを使うと、sorryよりも改まった響きになります。I apologize forのあとには、謝りたい内容を続けましょう。先ほどと同様、名詞句だけでなく動詞のing形（動名詞）を続けることもできます。

 

（例）I apologize for bothering you.

　　「ご迷惑をおかけして申し訳ございません」

 

3. I’m afraid that I won’t be able to attend the meeting.「申し訳ございませんが、私は会議に参加することができません」

I’m afraid that 〜は、残念な気持ちや申し訳ない気持ちを伝えるときに使います。ミスなどによる謝罪でなくても、相手に言いにくい内容を伝えるときはI’m afraidを使うと良いでしょう。

 

 

4. I am willing to take full responsibility.「責任はすべてこちらでお引き受けします」

こちらで責任をすべてとるという意思を伝える表現です。責任の所在を明らかにすると、より相手に謝罪の気持ちが伝わりますよね。何かこちらがミスをしてしまったときは、このフレーズを使って少しでも相手を安心させましょう。

 

 

5. I will ensure it won’t happen again.「同じことが二度と起こらないことをお約束します」

何かミスをして相手に迷惑をかけたときなどに、「二度と起こらないように以後気をつけます」という気持ちを伝える表現です。反省して次に生かそうとする姿勢が見えると好印象ですね。

 

 

 

3.英語のビジネスメールで初めて連絡するときに使える！基本フレーズ５選

 

ビジネスの場では特に、第一印象がすごく大事ですよね。相手に最初に与える印象によって、「信頼してもらえるか」「一緒に仕事をしたいと思ってもらえるか」ということが決まってきます。

 

ここでは、ビジネスメールを初めて送る相手に対して使える英語の基本フレーズを５つご紹介します。これらの基本フレーズを使いこなして、相手に良い第一印象を与えられるようにしましょう。

 

 

1. I’m sending this e-mail for the first time.「初めてメールをお送りさせていただきます」

ビジネスメールで相手に初めて連絡をするとき、メールの書き出しの部分に使える表現です。自己紹介などを詳しくする前に、自分が初めて連絡をしている相手であることをしっかりと伝えておくと丁寧ですね。

 

 

2. I was introduced to you by Mr. Saito.「斉藤さんにご紹介いただきました」

初めて誰かに連絡をするときは、共通の知り合いから連絡先をもらって連絡をするというような状況は多いですよね。そういった誰かの紹介を受けて相手に連絡をするといった場合には、こちらの表現を使うことができます。byのあとに、紹介してくれた人物の名前を入れましょう。

 

 

3. I’m Kana Suzuki from ABC Company.「私はABC社の鈴木佳奈と申します」

＜I’m＋自分の名前＋from＋会社名＞というのは、自己紹介をするときの定番フレーズです。from以降では自分の所属を伝えましょう。初めてビジネスメールを送るときは、自分がどこの誰なのかをしっかりと伝えることが大事ですね。名前を述べるときは、My name is 〜としてもOKです。

 

 

4.I’m in charge of this project.「私はこのプロジェクトの担当者です」

I’m in charge of 〜で「私は〜の担当者です」と伝えることができます。自己紹介に付け加えて、自分がどういった立場の人間なのかを示しましょう。

 

 

5. It’s a pleasure to work with you.「ご一緒にお仕事することができて嬉しいです」

相手と仕事ができるのを喜んでいることを伝える表現です。こういった一言があると、とても好印象ですよね。一緒にする仕事がこれから始まる場合は、I’m realy looking forward to working with you.「あなたとお仕事させていただくことをとても楽しみにしています」のように言っても良いですね。

 

 

4.英語のビジネスメールで依頼するときに使える！基本フレーズ５選

 

ビジネスメールでよくあるシチュエーションの１つが、相手に依頼をするとき。こちらが依頼をする立場である以上、相手に失礼のないようにしたいですよね。それ以上に、依頼の仕方１つで良い印象を持ってもらうこともできます。

 

 

ここでは、英語のビジネスメールで依頼をするときに使える基本フレーズを５つご紹介します。これらの基本フレーズを使いこなせば、相手に気持ち良く仕事を受け入れてもらえ、良い信頼関係が築けるはずです！

 

 

1. Could you send me the meeting materials in advance?「あらかじめ会議資料をお送りいただけませんか」

Could you 〜?「〜していただけませんか」は依頼をするときの定番表現です。また、possiblyを入れてCould you possibly 〜?とすると、「可能であれば〜していただけませんか」のように、さらに控えめで丁寧なニュアンスになります。

（例）Could you possibly send me a sample?

　　「可能であれば、サンプルをお送りいただけませんか」

 

 

2. I would be grateful if you could give me some advice.「何かアドバイスをいただけますと幸いです」

感謝のフレーズでも登場しましたが、gratefulには「嬉しい」という意味の中に感謝の気持ちが含まれています。また、if you could 〜「もしあなたが〜できるなら」と仮定の表現を使うことで、腰の低い印象になります。

 

 

3. I would appreciate it if you could reschedule the meeting.「会議の日程を再調整いただけるとありがたいです」

先ほどのgratefulを使った表現に似ていますが、こちらのappreciateを使った言い方も丁寧な依頼をするときによく使われます。appreciateも感謝のフレーズで登場しましたが、感謝を伝えるときにも依頼をするときにも非常によく使われる語なので、必ず押さえておきましょう。

 

 

4. I am writing to ask you to make a change to the document.「書類に変更を加えていただきたくご連絡いたしました」

依頼をするときのビジネスメールの書き出し部分で使える表現です。I am writing to 〜.でそのメールを送っている目的を説明することができるので、後ろにask you to 〜と依頼する内容を伝えればOKです。

 

 

5. Would it be possible for you to come to my office tomorrow? 「明日私のオフィスに来ていただくことは可能でしょうか」

Would it be possible for you to 〜?という表現。「〜してください」と言うのではなく、possibleを使って「可能ですか？」と聞くことで、控えめな依頼をすることができます。

 

 

 

5.おわりに

 

いかがでしたか？

 

今回は英語のビジネスメールで使える基本フレーズを

• 感謝を伝えるとき
• 謝罪をするとき
• 初めて連絡をするとき
• 依頼をするとき

の４つのシーンに分けてご紹介しました。

 

こちらの４つはビジネスメールでやり取りをする中でよく直面する場面であり、相手への印象を左右する場面でもあります。ここでご紹介した英語の基本フレーズを使えば、きっと相手に良い印象を持ってもらえるはずです。英語でビジネスメールを送る場合は、ぜひこれらの基本フレーズを使いこなして、仕事相手に信頼してもらえるような存在になりましょう！